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青岛市企业职工档案整理规范
            发布时间:2009-11-23
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      1. 适用范围
      本规范适用于各类企业、企业化管理事业单位、民办非企业单位个体经济组织(以下称企业)中与之建立劳动关系的职工,以及与原企业终止(解除)劳动关系的失业人员、退休人员、自由职业者、自费出国人员(统称企业职工)等的档案整理工作。
    企业人事档案的整理,按国家有关规定执行。
       2.依据
     《中华人民共和国档案法》
     《山东省档案条例》
     《关于颁发〈企业职工档案管理工作规定〉的通知》(劳力字[1992]33号)
     《干部档案工作条例》
     《干部档案整理工作细则》
      3. 定义
      3.1 企业职工档案
      企业职工管理部门和企业在职工招聘、培训、考核、奖惩、选拔、任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工资福利待遇、参加社会保险以及工作变动等情况的原始记录,是历史地、全面地考察职工和依法维护其合法权益的重要依据。
      3.2 归档文件
      办理完毕的,应作为企业职工档案保存的文件。
归档文件的整理与保管单位,可以是一份文件,也可以是一组具有内在联系的文件的集合体。
     3.3 类件号
      保管单位档案实体编号的总称,包括类号、件号、页数。
     4.归档要求
      4.1 归档文件内容应完整、齐全;
      4.2 归档文件内容应准确、手续应完备;
      4.3 归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸;保证书写质量,字迹要端正、清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料。
      5. 鉴别 
      5.1 判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;
      5.2 判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;
      5.3 审查材料是否齐全、完整,对不完整、来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;
      5.4 审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档;
      5.5 鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充。
      6. 分类
      6.1 企业职工档案分以下十类:
      6.1.1 履历材料
      职工履历表、简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表。
      6.1.2 自传材料
      工作经历、思想发展性质的自传及其它属于自传性质的材料。
      6.1.3 鉴定、考核、考察材料
      职工鉴定、调动、考核、民主评议等内容的考察材料、登记表。
      6.1.4 学历、培训和岗位技术(技能)材料
学历、学位、毕业生登记表、培训结业登记表、成绩登记表及毕业鉴定、证明材料;晋升专业技术职务(职称)审批表、聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;职工创造发明、科研成果、专利、著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录。
      6.1.5 政审材料
      审查职工政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料,主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料。
      6.1.6 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
      中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定、组织审查意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表、退团材料;加入民主党派的有关材料。
      6.1.7 奖励材料
      各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
      6.1.8 处分材料
      处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查、交待材料;通报批评材料;甄别、复查报告、决定,上级批复及本人意见;公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;法院审判工作形成的裁判文书。
      6.1.9 劳动关系和工资、待遇审批材料
      工资级别登记表、工资变动登记表,解决待遇的审批材料;招用职工登记表,聘用合同,劳动合同,终止或解除劳动合同备案表(报告书),解聘、辞退材料;从事特殊工种工作登记卡、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表;退(离)休审批表;复员退伍、转业审批表;大中专院校毕业生派遣证;保险福利待遇(失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金)的审批表,再就业材料;出国、出境人员审批表;党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。
      6.1.10 其他可供组织参考的材料
     招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表、残疾等级材料;非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等。
      7. 组件
      一般以每份文件为一件。一般情况下文件正文与定稿为一件,正文在前;正件与附件为一件,正件在前;原件与复制件为一件,复制件在前;转发件与原件为一件,转发件在前。
      8. 排序
      8.1 按归档文件形成时间排序:包括第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料;
      8.2 按归档文件内容的主次关系进行排序:包括第五类、第六类、第八类材料。其中,第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。第六类材料,入团志愿书应排在入团的其它材料之前;入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。
8.3 第九类材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是:工资情况的材料;录用、任免材料;保险福利待遇材料;出国、出境材料;其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
      9 修整装订
      9.1 对超出16开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠。折叠时,应根据材料的具体状况,采用手风琴式折叠方法。折叠后的档案材料,应保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读;
      9.2 对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料,应进行裱糊;
      9.3 对过窄或破损未空出装订线的档案材料,应进行加边,装订时不得压字和损伤材料内容;
      9.4 拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。
      9.5 以件为单位,将归档文件采用不锈钢装订针进行装订(一件只有一页的无需装订),右下齐;16开和A4型纸混合的可左下齐。装订应结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
      10. 编目
      10.1 页号编写:以件为单位,在有书写内容的每页归档文件正面的右下角、背面的“左下角”起依次标注页号(托裱若干小幅面材料的1张托裱纸按1页进行编号);
      10.2 类件号编写:以件为单位,在归档文件首页右上方空白位置加盖“类件号”章(见附录1)。类号为“一”到“十”,根据材料内容特征,按照职工档案划分的十类来确定;件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定;页数为该件材料的总页数。其中,类号、件号采用汉字小写,页数采用阿拉伯数字填写;
      10.3 卷(袋)内目录(见附录2):置于每个职工档案材料卷(袋)首,需用耐久材料书写或计算机打印,类件号、责任者、题名、日期、页数、备注等填写应完整、准确。每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。
      10.3.1 类件号:按照类别排列顺序,逐“件”填写。以“件”为单位,填写每份归档文件“类件号”章中类号和件号两项内容。如,第一类第六件的一件材料,其“类件号”一栏内容应填写为“一类第六件”。
      10.3.2 责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者。
      10.3.3 题名:填写归档文件的标题,应完整、准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用“[ ]”括起。
      10.3.4 日期:采用8位阿拉伯数字表示,如1999年6月2日应标识为“19990602”,可分两行书写。
      10.3.5 页数:指该件材料总页数。
      10.4 检索工具:企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账,逐步利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、统计,建立职工档案目录数据库和职工档案信息数据库。
      11. 装卷(袋)
      将归档文件按类件号顺序装入档案装具。
      11.1 档案卷皮(卷面、卷底各一页)
      11.1.1 卷皮规格:长27.4厘米,宽20.5厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4厘米;
      11.1.2 卷面标签:由装订线处向左设“标签”两个,供填写编号、姓名、籍贯用。规格为:上下高6.5厘米,左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米,并与卷面装订线相连接;
      11.1.3 卷皮材料:一般可采用300克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量;
      11.1.4 卷皮颜色:应采用浅色,如浅黄、乳黄色等,不能用大红、大绿、或黑、蓝、紫等深色。卷面上的字,一律用正红色;
      11.1.5 卷面项目:“企业职工档案”、“姓名”,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字;
      11.1.6 字体与距离:“企业职工档案”用楷体(72磅),字与卷面上边沿距离为7厘米;“姓名”用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5厘米;
      11.1.7 卷面里页印“注意事项”。
      11.2 档案袋
      11.2.1 规格:长30厘米,宽23厘米,厚(折叠部分)2.5厘米;
      11.2.2 材料质量:可根据条件选用较好的牛皮纸;
      11.2.3 袋面项目:“企业职工档案袋”、“姓名”、“制作单位”;
      11.2.4 字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边。
      12 附则
      12.1 本规范由青岛市档案局、青岛市劳动和社会保障局负责解释。
      12.2 本规范自印发之日起施行。
 
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